1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest RUBICELLO Marek Przewoźnik, ul. Rynek 13, 39-230 Brzostek, NIP 872-101-21-09 („Rubicello”).
W sprawach prywatności i realizacji praw można skontaktować się przez biuro.rubicello@gmail.com, telefonicznie: 14 683 27 13 lub 506 053 876, albo pisemnie na powyższy adres. Rubicello nie wyznaczyło inspektora ochrony danych.
2. Kiedy i jakie dane przetwarzamy
Polityka obejmuje Rubicello Opakowania i Rubicello Jubiler, konfigurator, wyceny i zamówienia, sklep internetowy, naprawy jubilerskie, kontakt, konta i panele statusu oraz CRM. Zależnie od sprawy przetwarzamy:
- dane identyfikacyjne, kontaktowe i firmowe, np. imię, nazwisko, firma, e-mail, telefon, adres i NIP;
- treść zapytania, parametry konfiguracji, zamówienia, płatności i dostawy, przesłane pliki, logo i korespondencję;
- dane naprawy: salon, opis i zdjęcia przedmiotu, wymiary, wagę, koszt, termin, komentarze i historię obsługi;
- źródło relacji, historię obsługi i uzasadnione notatki CRM;
- preferencje komunikacji oraz dowody udzielenia, odmowy lub wycofania zgody;
- dane bezpieczeństwa: znaczniki czasu, ograniczone logi, identyfikatory sesji, tokeny dostępu oraz skróty adresów IP.
Data urodzenia jest dobrowolna. Nie jest potrzebna do przyjęcia naprawy, zapytania ani utworzenia podstawowego profilu CRM. Nie będzie używana do promocji urodzinowych lub segmentacji bez wcześniejszego określenia celu, podstawy, retencji i przekazania odpowiedniej informacji.
3. Cele, podstawy i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres lub kryterium |
|---|---|---|
| Zapytanie, konfiguracja, wycena i działania przed umową | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla organizacji korespondencji także lit. f | do zakończenia sprawy, następnie do upływu właściwego terminu roszczeń lub krócej, jeśli brak dalszej potrzeby |
| Zamówienie, naprawa, konto, płatność, dostawa i powiadomienia operacyjne | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez realizację i rozliczenie umowy, następnie przez okres roszczeń |
| Dokumentacja podatkowa i rachunkowa | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi |
| CRM, ciągłość obsługi, dopasowanie zgłoszeń, dochodzenie roszczeń i bezpieczeństwo | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w sprawnej i bezpiecznej obsłudze | do zakończenia relacji i okresu roszczeń; logi zgodnie z okresem wynikającym z ryzyka lub incydentu |
| Marketing e-mail, SMS lub telefoniczny | zgoda wymagana dla danego kanału przez Prawo komunikacji elektronicznej oraz odpowiednia podstawa z art. 6 RODO | do wycofania zgody lub sprzeciwu; dowód oświadczenia przez okres potrzebny do obrony roszczeń |
| Opcjonalna analityka i technologie podobne do cookies | zgoda, z wyjątkiem technologii ściśle niezbędnych | zgodnie z okresem wskazanym w panelu ustawień danej strony, nie dłużej niż wymaga cel |
Operacyjne okresy są utrzymywane w zatwierdzonym rejestrze retencji. Po upływie okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że trwa spór, kontrola, obowiązek prawny albo udokumentowane wstrzymanie usunięcia.
4. Konfigurator opakowań i wyceny
Podanie imienia oraz co najmniej jednego kanału kontaktu jest potrzebne, aby odpowiedzieć i przygotować wycenę; brak tych danych uniemożliwi obsługę zgłoszenia. Pozostałe pola są dobrowolne, chyba że formularz wyraźnie wskazuje inaczej. Dane tworzą lub aktualizują profil CRM i są łączone z konfiguracją, aby kontynuować obsługę i nie tworzyć duplikatów. Nie zapisuje to klienta na marketing.
Zapisana wersja informacji, treść potwierdzenia, data, źródło i identyfikator zgłoszenia służą wykazaniu wykonania obowiązku informacyjnego. Potwierdzenie zapoznania się z informacją nie jest zgodą marketingową.
5. Naprawy jubilerskie
Dane klienta i przedmiotu są potrzebne do przyjęcia, wykonania i wydania naprawy. Zdjęcia, waga i wymiary służą udokumentowaniu stanu i zakresu zlecenia. Dane widzą uprawnieni pracownicy właściwego salonu i serwisu, a historia otwarć i zmian służy bezpieczeństwu oraz rozliczalności. Pracownik potwierdza przekazanie klientowi tej informacji; nie jest to zgoda na marketing.
6. Źródła danych i profile CRM
Dane otrzymujemy zwykle od klienta. Mogą też pochodzić od osoby działającej w imieniu firmy, pracownika salonu, sklepu internetowego, dokumentacji istniejącej relacji lub kontrolowanego importu wcześniejszych arkuszy. W takim przypadku przekazujemy informacje wymagane art. 14 RODO najpóźniej w terminie przewidzianym prawem, przy pierwszym kontakcie lub ujawnieniu, chyba że ma zastosowanie ustawowy wyjątek.
Profile z Opakowań i Jubilera są rozdzielone uprawnieniami, lecz mogą zostać połączone, gdy wiarygodne dane wskazują tę samą osobę. Każde połączenie musi zachować źródła i historię. Osoba może zgłosić błędne połączenie.
7. Odbiorcy, procesorzy i transfery
Dane mogą otrzymać uprawnieni pracownicy oraz — w niezbędnym zakresie — dostawcy hostingu, utrzymania IT, kopii zapasowych, poczty i SMS, płatności, księgowości, sklepu internetowego, dostawy, analityki i obsługi prawnej. Dostawcy działający na zlecenie są objęci umowami z art. 28 RODO.
Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Rubicello stosuje wymagany mechanizm transferu, np. decyzję o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne, i ocenia konieczność oraz ryzyko transferu. Informację o właściwym mechanizmie można uzyskać pod adresem kontaktowym Administratora.
8. Marketing, segmentacja i program lojalnościowy
Zgoda marketingowa jest dobrowolna, odrębna dla właściwego kanału i może zostać wycofana tak łatwo, jak została udzielona. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego działania. Niezależnie od zgody można wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania; po sprzeciwie dane nie będą już używane w tym celu.
CRM może porządkować historię obsługi i tworzyć proste segmenty. Rubicello nie podejmuje wyłącznie automatycznie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę. Program lojalnościowy nie jest obecnie usługą aktywną; przed jego uruchomieniem zostanie opublikowany odrębny regulamin umowny i właściwe komunikaty.
9. Cookies i podobne technologie
Technologie niezbędne mogą służyć m.in. logowaniu, bezpieczeństwu, zapamiętaniu ustawień formularza i utrzymaniu sesji. Pozostałe, np. analityczne lub reklamowe, mogą zostać uruchomione dopiero po uprzedniej zgodzie. Odmowa nie może blokować podstawowych funkcji, jeżeli dana technologia nie jest do nich konieczna.
Rzeczywista lista nazw, dostawców, celów i okresów działania powinna być dostępna w panelu ustawień cookies serwisu, którego dotyczy, i aktualizowana po każdej zmianie skryptów. Zgodę można tam w każdej chwili zmienić lub wycofać. Ustawienia strony marketingowej, sklepu i aplikacji mogą być odrębne.
10. Prawa osoby
W zależności od podstawy i sytuacji przysługuje prawo dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody. Wniosek można złożyć kanałami z punktu 1. Dla ochrony danych Rubicello może poprosić o proporcjonalne potwierdzenie tożsamości.
Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o dalsze dwa miesiące po wcześniejszym poinformowaniu. Można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dobrowolność danych, bezpieczeństwo i zmiany
Gdy podanie danych wynika z umowy lub prawa, formularz wskazuje pola wymagane i skutek ich niepodania. W pozostałym zakresie dane są dobrowolne. Stosujemy uprawnienia według modułów i salonów, indywidualne konta, szyfrowaną transmisję, rejestry operacji, kopie zapasowe, minimalizację i okresowe przeglądy.
Politykę aktualizujemy przy zmianie celów, danych, odbiorców, retencji, technologii lub prawa. Istotną zmianę komunikujemy adekwatnie do jej wpływu. Wersja i data dokumentu znajdują się w nagłówku.